Servicio de Notificaciones Electrónicas

Tabla de contenidos

Introducción

Las notificaciones electrónicas son mensajes enviados por vía electrónica, generalmente a través de correo electrónico o plataformas en línea, que tienen un carácter oficial o legal.

Estas notificaciones son importantes en el ámbito legal y administrativo, ya que permiten una comunicación más rápida y eficiente entre las autoridades y las empresas o individuos.

En España, las notificaciones electrónicas son especialmente relevantes debido a la normativa que promueve la digitalización de la administración pública y los procesos legales.

Por ejemplo, la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas establece el marco para el uso de medios electrónicos en las comunicaciones entre las administraciones públicas y los ciudadanos o empresas. Esta ley incluye disposiciones sobre cómo se deben enviar, recibir y procesar las notificaciones electrónicas.

Para las pequeñas empresas y comunidades de propietarios, las notificaciones electrónicas son importantes por varias razones:

  • Eficiencia: Permiten recibir comunicaciones oficiales de forma rápida y directa, sin la necesidad de desplazarse físicamente.
  • Seguridad Jurídica: Estas notificaciones suelen tener fecha y hora de envío y recepción, lo que proporciona un registro claro que puede ser importante en procedimientos legales.
  • Cumplimiento Legal: Para ciertos trámites y comunicaciones con la administración pública, las notificaciones electrónicas pueden ser obligatorias, especialmente en contextos donde se requiere una respuesta rápida.
  • Gestión de Documentos: Facilitan la gestión y archivo de documentos importantes, ya que se pueden almacenar digitalmente y acceder a ellos fácilmente.

Las notificaciones electrónicas pueden jugar un papel crucial en asegurar que tus clientes estén informados y cumplan con las regulaciones pertinentes de manera oportuna y eficiente.

Pasos para descargar una notificación electrónica (sin nuestro servicio)

Te explicaré detalladamente los pasos que una Comunidad de Propietarios debe seguir para descargar una notificación electrónica en España. Este proceso puede variar ligeramente según la plataforma específica y el tipo de notificación, pero en general sigue un patrón similar:

1. Registro y Obtención de Acceso Digital:

  • La Comunidad de Propietarios debe estar registrada en el sistema de notificaciones electrónicas correspondiente. Esto puede implicar la creación de una cuenta en la plataforma de la administración pública (por ejemplo, en el sistema de notificación electrónica de la AEAT o la Seguridad Social).
  • Obtener un certificado digital o credenciales de acceso que permitan identificar de manera segura a la empresa o su representante legal.

2. Recepción de Aviso de Notificación:

  • La Comunidad de Propietarios recibe un aviso (normalmente por correo electrónico) indicando que tiene una notificación electrónica pendiente. Este aviso no contiene la notificación en sí, sino un enlace o indicaciones para acceder a ella.

3. Acceso a la Plataforma de Notificaciones:

  • Acceder a la plataforma específica donde se ha recibido la notificación (por ejemplo, el de la AEAT).
  • Ingresar utilizando el certificado digital o las credenciales proporcionadas.

4. Localización de la Notificación:

  • Una vez dentro de la plataforma, navegar hasta el área donde se encuentran las notificaciones pendientes.
  • Seleccionar la notificación correspondiente que se desea revisar.

5. Descarga de la Notificación:

  • Abrir la notificación para visualizar su contenido.
  • Descargar el documento, que normalmente está en formato PDF o similar, para su revisión y archivo.

6. Confirmación de Recepción:

  • Algunas plataformas requieren que el usuario confirme la recepción de la notificación para que se considere legalmente notificado.
  • Esta confirmación puede ser automática al abrir la notificación o puede requerir un paso adicional.

7. Archivo y Seguimiento:

  • Guardar la notificación descargada en un sistema de archivos seguro.
  • Realizar un seguimiento de las acciones o respuestas requeridas a partir de la notificación.
Este proceso puede ser algo complejo y requiere que cada comunidad, o administrador tengan los conocimientos y herramientas adecuadas para gestionar estas notificaciones electrónicas de manera eficiente y segura.

Aquí es donde entra nuestro servicio, que va a simplificar y automatizar varios de estos pasos, haciéndolo más accesible y menos propenso a errores para las comunidades de propietarios.

Pasos para descargar todas notificaciones electrónicas a la vez (con nuestro servicio)

1. Alta en nuestro servicio de gestión de notificaciones:

  • Te crearemos un usuario en nuestra plataforma para acceder a todas las notificaciones.
  • Nosotros daremos de alta en todos los servicios de notificaciones (AEAT. e-Notum y dehú) a todas tus comunidades con sus correspondientes certificados digitales.

2. Descarga automática masiva de las notificaciones:

  • Nuestro servicio de notificaciones se encargará de recoger y descargar automáticamente las notificaciones en la plataforma todos los días.
  • En la plataforma estarán todas las notificaciones ya descargadas, y archivadas sin que tú hayas tenido que hacer nada.

3. Recepción de Aviso de todas las Notificaciones descargadas:

  • Recibirás en un único correo electrónico (el que tú decidas) las notificaciones de TODAS las Comunidades de Propietarios que administres.
  • Este aviso no contiene las notificaciones en sí, sino un enlace con indicaciones para acceder a nuestra plataforma de gestión de notificaciones.

4. Seguimiento

  • Acceder a la plataforma de notificaciones donde podrás ver, consultar y revisar todos los documentos asociados a las notificaciones.
  • No necesitas ingresar utilizando el certificado digital de cada comunidad de propietarios, con tu usuario y contraseña normal ya puedes descargar directamente las notificaciones.
  • Ya tienes todas las notificaciones archivadas y organizadas por cada Comunidad para que puedas gestionarlas sin ni siquiera haber tenido que descargarlas.
  • Y la comunidad de propietarios no ha tenido que hacer nada.

Te lo muestro mejor con imágenes

¿Cómo empezar a ganar tiempo y eficacia en la gestión de notificaciones?

1. Contacta con nosotros

  • Te acabaremos de informar de todo lo que necesites y si tienes dudas más técnicas te pondremos a disposición una persona que realizará toda la parte técnica para que no te quede ni una pregunta por responder.
  • Te presentaremos una oferta para darte de alta en el servicio que ya incluirá todas las comunidades actuales y las futuras para que no tengas que preocuparte cada vez que incluyes una comunidad más en el servicio.
  • Una vez firmado el contrato pondremos en marcha toda la maquinaria técnica para arrancar el servicio en unos días.

2. Nosotros nos encargamos de todo

Desde nuestro departamento técnico nos encargaremos de:

  • Emitir y renovar todos los certificados de todas las comunidades
  • Dar de alta a todas las comunidades en todos los servicios de notificaciones
  • Crearte un usuario en nuestra plataforma y añadir todas las comunidades que administras.
  • Configurar el sistema para que te envíe correos sólo cuando sea necesario y no te moleste ni no hay notificaciones
  • Arrancar el proceso de búsqueda y descarga automática de todas las notificaciones de todos los certificados.
  • Gestionar tanto los certificados como toda la documentación necesaria para la emisión en un sistema de backup personalizado que te asegura que jamás pierdas esa documentación tan importante para tu gestión

3. Te damos una formación de 15 minutos

  • Una vez tengamos todo el sistema funcionando te damos una formación de 15 minutos para explicarte cómo funciona.
  • La reunión será online para que no tengas que perder tiempo en desplazamientos
  • Junto con la formación te daremos una guia para la gestión eficiente de certificados que te ayudará en el proceso instalación y desinstalación de certificados en tu ordenador para la firma y presentación de documentos en las administraciones públicas.

¿Todo claro?

Si tienes dudas, te las resolveremos

Y si lo tienes todo claro date de alta ya mismo