Preguntas Frecuentes sobre la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE)

¿Por qué recibo estas comunicaciones?

Le informamos que el envío de estas comunicaciones viene dado por el encargo que la Administración de Fincas nos ha realizado, aportándonos su dirección de correo electrónico como proveedor que realiza o puede realizar trabajos en la comunidad de propietarios.

Por cumplimiento de normativa en Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), se debe enviar a los proveedores que acuden o puedan acudir con cierta periodicidad esta documentación (plan de prevención y medidas de emergencia de la comunidad) y, a su vez, solicitarles la documentación necesaria para poder comprobar que usted como proveedor cumple con la normativa. Todo ello previo a los comienzos de los trabajos a llevar a cabo en la comunidad.

Es por ello que, si sus trabajos en la comunidad de propietarios son esporádicos, no hace falta que nos conteste con la documentación requerida cada vez que se la solicitemos, sino que previo al inicio de sus trabajos deberá facilitar la misma, pues ya son conocedores de la documentación que deben aportar conforme se les indica en cada una de las comunicaciones.

Como proveedor, ¿existe algún documento de la comunidad de propietarios que deba tener presente y/o gestionar de cara a los inicios de los trabajos en la misma?

Efectivamente, en cada comunicación que reciba, le enviaremos la documentación de Plan de Prevención y Medidas de Emergencia de la comunidad en cuestión, la cual deberá de devolver firmada.

De conformidad con lo establecido en artículo 10 del Real Decreto 171/2004, del 30 de enero por el que se desarrolla el artículo 24 de la ley 31/1995 del 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales en materia de coordinación de actividades empresariales, la empresa Contratada, en este caso usted, deberá entregar firmado a el mismo correo antes del inicio de los trabajos la documentación que les indicamos en el siguiente enlace (cumplimentando y firmando el «Anexo I. Carta del ET a las ECs sobre información previa»

¿Qué documentación debo presentar por mi parte como Proveedor de la comunidad antes de iniciar los trabajos en la misma?

Informamos con independencia de si como proveedor dispone o no de empleados en plantilla, deberá de aportar la documentación por su parte debidamente actualizada. Documentación tal como:

• Relación del personal: Nombre y DNI
• Modalidad preventiva adoptada.
• La evaluación de riesgos laborales correspondientes a las tareas a realizar.
• Certificados de formación e información en materia preventiva de los trabajadores que van a prestar servicios a la comunidad.
• Justificante de entrega de equipos de protección individual si en su caso fuesen necesarios.
• Certificados de aptitud médica (vigilancia de la salud de los trabajadores) o certificado de renuncia.
• TC2, justificante de alta en la Seguridad Social, de cada uno de los trabajadores que vayan a ocupar su labor en las instalaciones. En el caso de trabajadores autónomos, el comprobante de pago de autónomos del mes anterior.
• Certificado de estar al corriente de pago con la Agencia Tributaria.
• Póliza de responsabilidad civil y último recibo pagado.
• Si su empresa subcontrata parte de la obra contratada, habrá que exigir al subcontratista los justificantes del cumplimiento de las obligaciones anteriores y entregárselos a ………………….
• En caso, de que alguna de estas personas no fuese de nacionalidad española, se habrá de adjuntar la copia del permiso de trabajo.

Soy autónomo y no tengo empleados, ¿también debo presentar documentación?

Si usted como proveedor de servicios de una comunidad de propietarios, no dispone de personal, no tendrá la obligación de proporcionar la siguiente documentación:

  • – Listado de personal,
  • – Certificados de formación e información en materia preventiva de los trabajadores que van a prestar servicios a la comunidad,
  • – Justificante de entrega de equipos de protección individual si en su caso fuesen necesarios;
  • – Certificados de aptitud médica (vigilancia de la salud de los trabajadores) o certificado de renuncia:
  • – TC2, justificante de alta en la Seguridad Social, de cada uno de los trabajadores que vayan a ocupar su labor en las instalaciones. para cumplir con la normativa de coordinación de actividades empresariales.

¿Cuál es la importancia de la evaluación de riesgos laborales?

La evaluación de riesgos laborales, requerida por el Art. 16 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, identifica y evalúa los posibles riesgos asociados con la actividad laboral. Es fundamental para implementar medidas preventivas adecuadas que garanticen la seguridad y salud de los trabajadores.

¿Qué es el plan de prevención y por qué es necesario?

El plan de prevención, exigido por los Art. 14-16 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, es un documento que describe las medidas de seguridad y salud que se deben adoptar para prevenir riesgos laborales. Es necesario para asegurar que todas las actividades se realicen de manera segura y conforme a la legislación vigente.

Presentando una única vez toda la documentación, ¿sería más que suficiente?

No, pues la misma debe estar actualizada en todo momento y existen documentos como certificados de estar al corriente en la Agencia Tributaria o Seguridad Social que tienen una fecha de vigencia o caducidad, puede darse el caso de que otros operarios distintos a los anteriormente aportados vayan a realizar trabajos en la comunidad, etcétera, etcétera.

¿Los certificados de formación en prevención de riesgos laborales de los trabajadores tienen algún tipo de caducidad?

Sí, algunos certificados tienen una validez específica que debe ser renovada periódicamente. Es importante verificar la vigencia de los certificados antes de presentarlos. La formación es requerida por el Art. 19 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales.

¿Qué tipo de informe médico es necesario presentar?

Debe presentarse el informe de aptitud médica, conforme al Art. 22 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, que certifique que los trabajadores han pasado los reconocimientos médicos necesarios y están aptos para realizar las tareas asignadas sin riesgo para su salud.

¿Cómo puedo demostrar la entrega de equipos de protección individual (EPIs)?

Puede demostrar la entrega de EPIs mediante un documento firmado por el trabajador que certifique la recepción y el uso correcto de los equipos entregados, como se requiere en el Art. 17 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales. En el caso de autónomos, debe tener constancia escrita del uso de EPIs.

¿Cada cuánto tiempo es necesario aportar póliza de un seguro de responsabilidad civil y último recibo pagado?

Esta obligación deberá realizar con periodicidad anual o en el supuesto que el proveedor de servicios cambie la póliza de seguro de responsabilidad civil.

¿Cada cuánto tiempo es necesario aportar certificado de estar al corriente de pago con la Agencia Tributaria por parte del proveedor de servicios de la comunidad de propietarios?

Salvo que la normativa específica del certificado tributario establezca otra cosa distinta, los certificados tributarios tendrán validez durante 12 meses a partir de la fecha de su expedición mientras no se produzcan modificaciones de las circunstancias determinantes de su contenido, cuando se refiera a obligaciones periódicas, o durante tres meses, cuando se refiera a obligaciones no periódicas, por tanto esta obligación deberá ser cumplida cuando expire la vigencia del certificado.

¿Cada cuánto tiempo es necesario aportar el comprobante de pago de autónomos del mes anterior por parte del proveedor de servicios de la comunidad de propietarios?

Esta obligación debe ser cumplida cada vez que se la requiera la comunidad de propietarios a la que esté prestando servicios el proveedor, ya que ésta es la única forma de poder acreditar el cumplimiento de tal obligación.

¿Cada cuánto tiempo es necesario aportar nuevamente la evaluación de riesgos laborales correspondientes a las tareas a realizar. por parte del proveedor de servicios de la comunidad de propietarios?

Esta obligación debe ser cumplida cada vez que haya alguna modificación en dicha evaluación de riesgos laborales respecto a la inicialmente aportada por el proveedor.

He recibido varias comunicaciones aparentemente iguales de diferentes comunidades ¿tengo que contestar a cada correo con la documentación requerida de la empresa?

Si ha recibido varias comunicaciones es debido a que usted está dado de alta como proveedor oficial de dichas comunidades tal y como el Administrador de Fincas nos ha comunicado.

Si bien es cierto que cada correo hace mención a cada Comunidad de Propietarios y lleva consigo el documento Plan de Prevención y Medidas de Emergencia de la comunidad (el cual deberá ser firmado como explicamos en la pregunta 2), la documentación de su empresa no será necesaria enviarla por cada comunicación recibida de las diferentes comunidades de propietarios (solamente en el caso de que la documentación a aportar sea la idéntica, con mismos operarios, mismo número de documentos, etc, etc.

Solamente y en este caso, sería válido aportar la documentación una vez en la presente comunicación.

¿Qué hago si no entiendo algún requisito o documento solicitado?

Al tratarse de una documentación de cumplimiento normativo, en el caso de no conocer algún que otro documento, le recomendamos contacte con su Proveedor de prevención de riesgos laborales y/o asesoría que pueda tener contratada.

¿Cómo puedo obtener los certificados de estar al corriente en seguros sociales y obligaciones tributarias?

Los certificados de estar al corriente con la Seguridad Social y la Agencia Tributaria se pueden obtener a través de sus respectivas sedes electrónicas. Es un proceso sencillo y rápido si tiene sus datos actualizados y no presenta deudas con estas entidades.

¿Cuál es la periodicidad con la que debo entregar la documentación?

Debido a que no conocemos la periodicidad con la que trabaja en la comunidad, se le solicitará esta documentación de forma periódica. Es necesario que aporte la documentación actualizada antes de cada trabajo que pueda llegar a realizar en la misma. Aunque haya enviado la documentación anteriormente, deberá volver a enviarla para asegurarse de que está actualizada, ya que algunos documentos, como los certificados de estar al corriente en la Seguridad Social o la Agencia Tributaria, tienen una fecha de vigencia o caducidad por ejemplo.

¿Qué hago si no voy a volver a prestar servicios en esta comunidad?

Si ya no es un proveedor oficial de servicios en esta comunidad y no desea recibir posteriores comunicaciones, simplemente responda a el mismo correo recibido, indicando que ya no trabaja con esta comunidad. Eliminaremos su contacto de nuestra base de datos para no enviarle comunicaciones futuras. No obstante, nos reservamos el derecho de comunicar a la Administración de Fincas su petición de baja.

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